Backoffice Outsourcing Trends im Jahr 2023

Das Backoffice eines Unternehmens agiert im Hintergrund und erfüllt eine unterstützende Funktion bei der Aufrechterhaltung des Kerngeschäfts. Beispiele für Backoffice Funktionen sind Buchhaltung, Planung, Bestandsverwaltung, Lieferkettenmanagement, Personalwesen oder Logistik. Manchmal werden diese Funktionen ganz oder teilweise an Dienstleister abgegeben, die Backoffice-Services anbieten.

Backoffice Outsourcing dient in der Regel dazu, Kosten zu senken, Effizienzgewinne zu erzielen und sich auf Kernkompetenzen zu beschränken. Aber nicht alle Anbieter von Back-Office Services sind gleich. In diesem Post geben wir Ihnen einen Überblick darüber, was genau solche Dienstleistungen umfassen, was Sie bei der Wahl eines möglichen Backoffice Dienstleisters berücksichtigen sollten und wie Sie einen passenden finden können.

Inhaltsverzeichnis:

Was sind Backoffice Services?

Unter Backoffice Services versteht man die von einem Dienstleister erbrachten administrativen und betrieblichen Aufgaben, die nicht direkt mit der Produktion von Waren oder Dienstleistungen zusammenhängen. Dies kann ein breites Spektrum an Verwaltungsaufgaben umfassen, wie z. B. Dateneingabe, Datenverarbeitung, Finanzbuchhaltung, Personalverwaltung, Kundenbetreuung und vieles mehr.

Durch die Beauftragung von Dienstleistern, die Back-Office Services anbieten, können Unternehmen ihre internen Ressourcen freisetzen und sich auf ihre Kernkompetenzen wie Produktentwicklung, Marketing und Vertrieb konzentrieren.

Back-Office Outsourcing wird somit meist eingesetzt, wenn es darum geht, Kosten zu senken, Effizienzgewinne zu erzielen oder sich auf Kernkompetenzen zu fokussieren. Es ist jedoch wichtig, sich vorab gut zu informieren und je nachdem, was für Back-Office Services benötigt werden, einen geeigneten Dienstleister auszuwählen.

Für welche Verwaltungsaufgaben werden Backoffice Services genutzt?

Welche Backoffice Aufgaben an Dienstleister abgegeben werden, ändert sich im Laufe der Zeit und kann von einer Reihe von Faktoren abhängen, wie z. B. Technologiewandel, Grad der Digitalisierung, Größe und Branche des Unternehmens, Geschäftsspezifische Anforderungen, sowie der Lage auf dem Arbeitsmarkt.

Wenn man einmal von der Vergangenheit absieht, gehören stand 2023 diese Verwaltungsaufgaben zu denen, bei denen häufig mit Dienstleistern gearbeitet wird:

  • Dateneingabe: Alle Formen von manueller Eingabe von Daten in Computersysteme, beispielsweise ein CRM mit Daten anreichern, wirtschaftliche und finanzielle Daten in ein Finanzbuchhaltungssystem eingeben, Änderungen von Lagerbeständen in ERP Systemen oder Adresserfassung

  • Datenverarbeitung: Bereinigen, Sortieren und Analysieren von Daten in Computersystemen, um Erkenntnisse zu gewinnen und fundierte Entscheidungen zu treffen, z.B. Datenvalidierung, Datenanreicherung, Datenmigration, Big Data & Analytics

  • Datenmanagement: Externe Rechenzentren und private Cloud Umgebunge, Backup Outsourcing, Datenankodierung, Konto- und Dateiverwaltung, Systemarchitektur- und Datenhierarchie definieren, Datenabruf- und Speicherprotokolle managen das Verfassen technischer Berichte oder Entwicklung von Tools zur DatenverarbeitungFinanz- und

  • Rechnungswesen: Buchhaltung, Reporting, Controlling, Automatisierung, die Einführung von Tools und Prozesse oder die Suche nach Investoren

  • HR & Personal: Recruiting, Einstellen und Onboarding neuer Mitarbeitern sowie die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen, Sozialleistungen oder Corporate Benefits

  • Kundenbetreuung: Die Bereitstellung von Unterstützung für Kunden bei ihren Fragen und Problemen via E-Mail, Telefon und Chats

  • Warehouse und Fulfillment: Kommissionierung und Verpackung, Lagerhaltung, globaler Versand, automatisierte Paketverfolgung, die Verwaltung von Retouren, maßgeschneiderte Lösungen vom Kitting bis zur Markenverpackung und B2B-Fulfillment

  • Qualitätssicherung: Erstellen manueller und funktionaler Tests, Testprotokolle, Einführung von Prozesskontrolle oder Quality Conformance Management

  • Marktforschung: Fragebogen- und Survey Design, Fokusgruppen, Web gestützte Surveys, Callcenter-Umfragen, Branchenanalysen, Online-Marktforschung oder Markt AnalysenContent Moderation: Tagging, Kennzeichnung, oder Entfernung illegaler oder anstößige Inhalte, Content Abstraction, Diskussionen oder Beiträge in öffentlichen Foren moderieren

  • Dokumentenmanagement: Digitales Dokumentenmanagement, Print Management, Scan Routing

  • Rechnungserstellung und- versand: Rechnungsvalidierung maschinell mit OCRoder manuell, Prüfung von Rechnungsabweichungen, Rechnungsverfolgung,Rechnungsversand und Kundenbenachrichtigungen, Forderungsverfolgung

  • Administrative Tätigkeiten: Aufgaben wie Terminvereinbarung, Erstellung von Berichten und Bearbeitung geschäftlicher Korrespondenz.

  • Automatisierung: Der Einsatz von Technologie zur Automatisierung von Backoffice-Aufgaben wie Dateneingabe und -verarbeitung.

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Welche Vorteile bieten Backoffice Services?

Die im Zusammenhang mit Boackoffice Outsourcing am häufigsten genannten Vorteile sind:

  • Reduktion operativer Kosten und Effizienzgewinne: Back-Office Outsourcing reduziert den Ressourcenaufwand für die Einstellung, Schulung und Beibehaltung interner Verwaltungsmitarbeiter, indem auf Backoffice Services spezialisierte Anbieter Economy of Scale Vorteile nutzen.

  • Flexibler Zugang zu kompetenten Fachkräften: Back-Office Dienstleister stellen selbst nur Fachkräfte ein, sodass ihre Kunden schneller und einfacher auf Expertise zugreifen können, als diese über viele Jahre hinweg aufzubauen, v.a. kleinere Unternehmen oder Startups.

  • Fokus auf das Kerngeschäft: Der Einsatz von Backoffice-Services setzt intern Zeit und Ressourcen frei, die darauf verwendet werden können, das Kerngeschäft voranzutreiben, sich Wettbewerbsvorteile zu sichern oder Geschäftsziele zu erreichen.

  • Zugang zu „cutting-edge“ Technologie: Backoffice-Services, vor allem wenn es sich um Automatisierung- oder Technologielösungen handelt, bringen „cutting-edge“ Technologien und Prozesse in Unternehmen, die sie selbst nie entwickeln würden.

Vorbereitende Schritte für Backoffice Outsourcing

Um den größten Nutzen aus Backoffice Dienstleistungen zu ziehen, sollten Sie einige Vorbereitungen treffen und zu den folgenden Punkten Stellung nehmen:

  • Ziele definieren: Bevor Sie sich auf die Suche nach einem geeigneten Dienstleister für die Backoffice Aufgaben machen, die Sie outsourcen wollen, sollten Sie genau definieren, welche Ziele damit erreicht werden sollen. Wie werden diese gemessen?

  • Legen Sie Anforderungen fest: Nachdem Sie Ihre Ziele definiert haben, müssen Sie festlegen, was Sie von dem Back-Office Dienstleister erwarten, der diese Aufgaben übernehmen wird. Welche Leistungen sollen innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens erbracht werden? Welche Qualitätsstandards erwarten Sie?

  • Bestimmen Sie ein Budget: Auch beim Backoffice Outsourcing gibt es Optionen für jeden Geldbeutel. Überlegen Sie sich, was Sie sich leisten können. Ein finanzieller Rahmen wird Ihnen helfen, Ihre Optionen einzugrenzen.

  • Kompetenz des Back-Office Dienstleisters: Sprechen Sie mit verschiedenen Anbietern und ermitteln Sie, welche davon Fachwissen und Bestandskunden in genau den Tätigkeitsfeldern haben, die sie für Sie durchführen sollen. Professionelle Back-Office Dienstleister sind in der Regel spezialisiert und können nicht alles.

  • Datenschutz sicherstellen: Datenschutz ist ein wichtiges Thema bei Backoffice-Services, vor allem wenn der Dienstleister mit personenbezogenen Daten arbeitet. Erkundigen Sie sich nach Datenschutzmaßnahmen und Sicherheitszertifikaten.

Fazit

Back-Office Services helfen Unternehmen, Kosten zu senken, Effizienzgewinne zu erzielen und sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Professionalität und Kompetenz in den Tätigkeiten, die der Dienstleister übernehmen soll, sind wichtig. Informieren Sie sich vorab, was er kann und was nicht. Selbst wenn Sie auf der Suche nach Back-Office-Services sind, auf die wir nicht spezialisiert sind, beraten wir Sie gerne über allgemeine Themen auf Ihrer Suche. 

Pexly ist ein professioneller Back-Office Dienstleister mit über 8 Jahren Erfahrung. Wir sind ISO 27001 zertifiziert und verfügen über strenge Datenschutzmaßnahmen. Zu unseren meistgenutzten Back-Office Services zählen Kundenservice, Dateneingabe und -bereinigung, Content Moderation und einfache Verwaltungsaufgaben.

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