Die steigende Bedeutung von Outsourcing in der Finanzbranche

Auch in der Finanzbranche wird der Wunsch von Kunden nach schnellen und einfachen Informationen und Dienstleistungen zum Katalysator für Digitalisierung. Viele Banken und Finanzdienstleister wagen den Schritt zu einem “Digital First” Ansatz, wenn es um die Erweiterung ihres Dienstleistungsangebotes geht, das mittlerweile Überweisungen per SMS, Kontoverwaltung mit der Smartphone App oder kontaktloses Bezahlen umfasst. Der Trend zur Kombination aus technologieorientierten Services und personalisiertem Kundenservice lässt die Zusammenarbeit mit Outsourcing Dienstleistern in der Finanzbranche an Bedeutung gewinnen, von IT-Outsourcing bis hin zum Kundenservice Outsourcing. Es können aber auch Finanzdienstleistungen selbst ausgelagert werden.

In diesem Post werfen wir einen Blick auf das Outsourcing von Finanzdienstleistungen, indem wir beleuchten welche Finanzdienstlesitungen oft extern durchgeführt werden und welche Vorteile sich daraus ergeben.

Was heißt Outsourcing von Finanzdienstleistungen?

Outsourcing bedeutet sehr allgemein die Beauftragung eines externen Dienstleisters, Beraters, Gutachters oder Experten. Das kann von externen Druckwaren bis hin zur App-Entwicklung oder digitalen CX-Lösungen reichen. Wird ein Dienstleister hingegen mit einer Finanz- oder Buchhaltungsaufgabe beauftragt, spricht man von Outsourcing von Finanzdienstleistungen. Werfen wir einen Blick auf einige der Aufgaben, die in der Finanzbranche häufig an Dienstleister übertragen werden.

Welche Finanzdienstleistungen werden häufig extern durchgeführt?

Obwohl sich abseits von Kernfunktionen vieles outsourcen lässt, sind einige der Finanzdienstleistungen, die oft extern durchgeführt werden:

• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Dies kann mehr Aufgaben umfassen als es zunächst den Anschein hat. Neben Entgelt- und Lohnsteuerabrechnung und Zahlung umfasst das Tätigkeitsspektrum manchmal die Nachverfolgung der geleisteten Arbeitszeit oder zeitaufwendige Aufgaben wie Krankengeldzahlungen und gesetzlich vorgeschriebene Umfragen.
• Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung: Das bedeutet Verrechnung von Leistungen durch Kreditoren, also Lieferanten oder Dienstleistern, die für ein Unternehmen tätig werden und Forderungsmanagement gegenüber den Kunden.
• Finanzbuchhaltung: Diese umfasst alle Buchungen und Zahlungsvorgänge, die in einem Unternehmen anfallen, mit dem Ziel, die Gesamtergebnisse durch die Erstellung von Finanzberichten wie Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen darstellen zu können.
• Reconciliation (Kontenabstimmung): Dabei werden die internen Finanzunterlagen eines Unternehmens mit externen Quellen verglichen. Die externen Daten bekommen Buchhalter sowohl von anderen Abteilungen innerhalb des Unternehmens als auch von dritten Parteien, zum Beispiel Banken, Kreditkartenunternehmen oder Payment Service Providern.
• Datenerfassung: Dazu zählen die Überprüfung und Verarbeitung von Daten in Versicherungsakten oder bei Versicherungsansprüchen, die nicht durch OCR oder Robotisierung verarbeitet werden, Assistenz bei “Due Diligence”, Stammdatenerfassung, die Vorbereitung von Analysen oder die Verarbeitung finanzieller Dokumente.
• MwSt. Dienstleistungen: Aufgaben umfassen die Einhaltung von Steuervorschriften, Berichterstattung, Registrierung oder das Beantragen von Mehrwertsteuererstattungen.

Nachdem wir nun wissen, was das Outsourcing von Finanzdienstleistungen so alles umfassen kann, wollen wir kurz thematisieren, warum sich Unternehmen für externe Finanzdienstleistungen entscheiden.

5 Gründe für externe Finanzdienstleistungen

Auch wenn es viele verschiedene Gründe gibt, warum Finanzdienstleistungen ausgelagert werden, sind die fünf, die häufig genannt werden:

• Kosteneffizienz: Auch für das Outsourcing von Finanzdienstleistungen gilt – fast immer kommt man günstiger weg als die Funktion zu internalisieren. Das liegt daran, dass Expertise beim Dienstleister bereits vorhanden ist, sodass (Folge)kosten von Einstellungen eliminiert werden, von Recruiting bis hin zu Ausstattung und Trainings.
• Zugang zu Fachwissen: Anbieter von Finanzdienstleistungen verfügen über einschlägige Branchenerfahrung in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Kunden, auf die zurückgegriffen werden kann. Hinzu kommt, dass Unternehmen, die externe Finanzdienstleistungen durchführen, ihre Mitarbeiter sorgfältig nach Berufserfahrung und Kompetenzen auswählen.
• Effizienzgewinne: Ein Dienstleister reduziert die Arbeitslast interner Mitarbeiter, sodass diese sich auf wirklich wichtige Aufgaben konzentrieren können, die für das Geschäft essentiell sind und sich nicht mit Aufgaben abmühen, die ihnen nur Zeit stehlen. Zudem können Dienstleister oft auf vielfältige Erfahrungen zurückgreifen und Rat für die Restrukturierung interner Prozesse geben, um diese effizienter zu gestalten.
• Skalierbarkeit: Dienstleister bieten meistens mehr Flexibilität bei der Anpassung von benötigten Personalressourcen als Einstellungen. Sie können somit als Tool bei der Personalplanung verwendet werden, um sicherzustellen, dass weder zu viele noch zu wenige Personen eingesetzt werden, um eine Finanzdienstleistung effektiv durchzuführen.
• Risikominimierung: Für professionelle Anbieter von Finanzdienstleistungen sind die Themen Vertraulichkeit, Datenschutz und Versicherungen gegen Schäden mindestens genauso wichtig wie für den Auftraggeber. Oft haben sie auch für Ihre Tätigkeit gängige Zertifizierungen.

Tipps bei der Wahl eines Outsourcing Dienstleisters

Egal ob Sie überlegen, Finanzdienstleistungen extern durchführen zu lassen oder nach alternativen Dienstleistern suchen, werden Sie auf eine Vielzahl unterschiedlicher Anbieter mit unterschiedlichen Spezialisierungen stoßen. Um Ihnen die Wahl zu erleichtern, haben wir ein paar Tipps zusammengetragen, an denen Sie sich bei der Suche nach externen Finanzdienstleistern orientieren können:

• Geschäftsanforderungen definieren: Überlegen Sie vorab, welche Erwartungen Sie an die Dienstleistung haben und welche Tätigkeiten genau Sie dem Dienstleister überlassen wollen. Jeder Anbieter von externen Finanzdienstleistungen hat eigene Stärken und Schwächen. Indem Sie genau wissen, was wie getan werden soll, können Sie besser identifizieren, welcher zu Ihnen passt.
• Ausgewählte Anbieter vergleichen: Setzen Sie nicht sofort alles auf eine Karte. Führen Sie deshalb bei der Suche nach einem geeigneten Outsourcing Anbieter Gespräche mit mehreren potentiellen Kandidaten durch und achten Sie darauf, dass das notwendige Fachwissen für Ihren Anwendungsfall vorhanden ist.
• Sicherheits- und Datenschutzmaßnahmen erfragen: Die Erfahrung eines Data Breaches will keiner erleben. Erkundigen Sie sich vorab, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen Ihr Dienstleister implementiert, um Sicherheit und Datenschutz zu gewährleisten.
• Kommunikationsfähigkeiten bewerten: Beim Outsourcing von Finanzdienstleistungen müssen Sie Hand in Hand mit Ihrem ausgewählten Dienstleister arbeiten. Stellen Sie daher sicher, dass Ihr Dienstleister ein offenes Ohr hat, wirklich auf Sie eingeht, proaktiv kommuniziert und es auf persönlicher Ebene passt.

Mindy als Partner für Finanzdienstleistungen

Wenn Sie auf der Suche nach einem Anbieter für das Outsourcing von Finanzdienstleistungen sind, können Sie mit Mindy ihre internen Mitarbeiter entlasten und Rat für die Verbesserung Ihrer Prozesse und Effizienz erhalten. Wir verfügen über umfassende Erfahrung bei der Umsetzung von Projekten jeder Größe und Komplexität und versuchen stets individuelle Lösungen zu entwickeln, die auf die Anforderungen unserer Kunden abgestimmt sind.